كتاب قادة التميز لرائد التنميه البشريه (دكتور ابراهيم الفقي)الجزء العاشر

المفتاح العاشر

التفويض00 الطريق نحو الحرية

" إن المرء الذي يقبض على شيئين فإن إحداهما دائماً ما ينزلق "


1 - هـــــــــــل تفوض ؟ : -

" أن تنفخ وتبتلع في وقت واحد ليس بالأمر اليسير " فيوتيوس

إن المدراء الجدد بحسب الكاتب لا يحبذون هذة الفكرة والسبب أنهم لا يتفهمون الى المعنى الحقيقي للتفويض ، لذا فهو بحاجة الى من يغير مفاهيمة ومعتقداته و إتجاهاته00
عليه أن يفهم أنه لا يستطيع أن يتواجد في كل الأماكن و أن يقوم بكل الأعمال في نفس الوقت ، إن بعض الشركات ذهبت الى فصل المدراء الذين لا يفوضون أو الذين لا يقومون بإعداد أشخاص آخرين ليحلوا محلهم

إن المدراء الذين لا يفوضون سوف يجدون أنفسهم مشغولين وبالتالي فإنهم سيكونون كثيري شكوى ولن يتقدموا أبدا

2 - الأسباب السته التي تجعل المدراء يكرهون التفويض :-

" أن تفعل شيئين في الوقت نفسة يعني ألا تفعل كليهما" سيرس

الأسباب تتباين من شخص لآخر فبعضها قد يكون عميقاً بحيث يمس القيم والمعتقدات وهذة صعب علاجها وبعضها العكس تماما ، والأسباب السته الشائعة التي تجعل الكثير من المدراء ينفرون من التفويض هي :-

1 فقد السيطرة : هناك نوع من المدراء معتادين على القيام بأنجاز كل شيء مع الأحتفاظ بالسيطرة الكاملة على كل المجالات وبالتالي فإنه يشعر بفقد السيطرة إذا ما قام بتفويض شخص أخر ليحل محله في أمر مكن الأمور00
2 ضياع الوقت : إن المدير عندما يقوم بالعمل بنفسة ويعتاد على ذلك فإنه لا يثق في الأخرين فيكون شعورة نحو التفويض بأنه مجرد ضياع للوقت000
3 فقد التحكم والنفوذ وهذا سبب جوهري في نفوس المدراء الضعاف حين يرون بأن التفويض سوف يفقدهم نفوذهم و بالتالي مراكزهم00
4 ضياع المكافأة و التقدير : سبب يشعر به المدير الذي يمقت التفويض عندما يفوض فأنه سوف تضيع منه المكافأت والتقدير نحو الأعمال التي سوف يفوضها00
5 الخوف من اللوم : إذا قام المفوض إليه بالعمل على مايرام فإن المدير يخاف من دفع الثمن وبالتالي من لوم الأخرين له00
6 عدم إلقاء الأعباء على المرؤوسين : لا يحب المدير أن يلقي بالأعباء على أكتاف الأخرين فهو يعتقد أن عليه أن يقوم بعمله بنفسة وهذة بطبيعتها نادرة في مجتمعاتنا الإدارية00


الآن :
قيّم نفسك هل هذة الأسباب موجودة فيك إذا كانت كذلك فابدأ بالتغيير لأن الفائدة ستكون عظيمة

3 - الفوائد العشر للتفويض :-

"دع كل إنسان يمارس الفن الذي يعرفه"

للتفويض فوائد يجنيها المفوض في حال قيامه بتفويض الأعمال الى الأخرين أعتبرها الكاتب فوائداً ذهبية وهي :

1 - إدارة الوقت :- إن التفويض يمكنك من إنجاز الأعمال الأكثر أهمية 00
2 - زيادة الأنتاجية :- إن التفويض يجعلك تركز على الأعمال الهامة وإلقاء الأعمال الغير هامة جانباً فيجعلك تحسن من أنتاجيتك ويعلمك بالتالي مهارات جديدة ويجعل من أنتاجيتك في زيادة مستمرة000
3 - بناء فريق قوامة الثقة :- إنك تبرهن لأعضاء الفريق بأنك تثق فيهم وفي قدراتهم في أنجاز الأعمال عندما تقوم بالتفويض وهذة تجعل الفريق أكثر تماسكاً و ثقةً وأنها منظومة تكمل بعضها البعض00
4 - تنمية مهارات فريقك :- إنك تساعد فريقك على تعلم مهارات جديدة عندما تفوض إليهم القيام ببعض الأعمال وتكسبهم خبرات تخرجهم من منطقة الراحة والتبلد إنك بذلك تخلق التجديد والتحسين المستمر للمجموعة000
5 - زيادة رضا العاملين وتقليل معدل الأستقالة :- عندما تعلم فريقك مهارات جديدة من خلال التفويض فذلك يساعدهم في أجادة أعمالهم وبالتالي يقربهم من بعضهم البعض فيحصل الرضا وحب العمل0000
6 - زيادة التحفييز :- عند الشعور بالثقة فإن ذلك سوف يرفع مستوى التحفييز وبالتالي الأنتاجية000
7 - تحقيق سيطرة أكبر :- إن ممارسة التفويض مع المتابعة المستمرة سوف يمنحك التركيز على النتائج و إعطاء رأيك وخبرتك في أتمام العمل المطلوب إنه يتيح لنفسك فرصة للنظر للموقف من بعيد وبالتالي سيكون حكمك أفضل وأشمل و تكون سيطرتك أكبر000
8 - تقيييم أفضل لأعضاء فريقك :- إنك تستطيع تقييم قدرات فريقك عندما تجعلهم يقومون بتنفيذ أعمال جديدة تكتشف من خلالها نقاط القوة والضعف في أدائهم 00
9 - تقليل التوتر :- إنه لا يجعلك تتواجد في كل مكان وعلية سيكون لديك الوقت لتمارس الأشياء التي تجد فيها المتعة مما يقلل من شعورك بالتوتر00
10 - التقدم :- عندما تقوم بالتفويض سوف يكون لديك الوقت لأنجاز أعمال أكثر أهمية وهذا من شأنه أن يفتح الباب على مصراعية أمامك لتتقدم وتتسلق سلم النجاح للوصول الى النجاح المرموق الذي تستحقة00

الآن
يمكنك أن تتحكم بنفسك لترى بأن التفويض فكرة رائعة ونتائجها عظيمة


4 - ما هي الأعمال التي يمكنك تفويضها:-

" إن هؤلاء الذين يرغبون في الغناء دائماً ما يجدون أغنية" مثل سويدي

قدم الكاتب فكرة عن نوعية الأشياء التي يمكنك تفويضها بحكم تجربته وتاريخ أدارته كالتالي:-
ابدأ بإعداد قائمة عن كل أعمالك اليومية0
إكتب القائمة وفقاً للأهمية0
قم بتفويض الأعمال الروتينية مثل المذكرات والأعمال الورقية0
قم بتفويض الأعمال التي تستهلك وقتك مثل الأجتماعات0
قم بتفويض الإجابة على الدعوات0
عليك أن تحتفظ بالأشياء التي ترى فيها نفعاً للعمل فالأعمال التي يمكنك تفويضها تعد قراراً عليك أن تصنعه بنفسك و لكن :

قبل أن تقوم بذلك أعرف لماذا تقوم بالتفويض وكيف يمكنك أن تستغل الوقت الذي سيوفر لك من وراء ذلك ، عليك بعد ذلك أن تبدأ على مهل ، قم بمتابعة العمل عن قرب بادىء الأمر ، ثم خذ في الأبتعاد شيئاً فشيئاً حتى تثق في ان الشخص المكلف قادر على العمل بنفسة عندها تستطيع تركه يعمل بمفرده000

تذكر قول رونالدريجان:" قم بتعيين الأشخاص الملائمين ، دربهم وفوض أليهم ، و لا تتدخل بعد ذلك"

5 - كيف تفوض ؟ :-

" إنه في مقدورك أن تقوم بتفويض عمل ما لكن ليس في أمكانك التخلي عن مسئولية ذلك العمل الذي قمت بتفويضة" فرانك0ف0هوب

إن التفويض يتضمن بعض المخاطرة لذا عليك من البداية أن تفكر الى أي مدى يمكنك تقبل الفشل وتحمل الأخطاء إليك الآن أحد عشر مفتاحاً للقيام بالتفويض :-
1 قم بإعداد قائمة بأسماء كل الأشخاص الذين ترغب في التفويض أليهم وسجل نقاط ضعفهم وقوتهم :-

مثال

الأسم _________مواطن القوة ____________ مواطن الضعف

إبراهيم________(جيد في الأتصال)___________(متردد)
جمال _________(يحب التحدي)_____________(متسرع)
لمياء ___________(سريعة)________________(متحفظ)

2 قم بإعداد قائمة تتضمن الأعمال التي ترغب في تفويضها0
3 حدد إطاراً زمنياً لإنجاز كل عمل00
4 حاول ان توفق بين مهارات الأفراد والأعمال المذكورة00
5 قم بمقابلة كل شخصية من السابقين أسأله كيف سيعالج الموقف المطروح ولاحظ ردة فعلة00
6 وضح الموقف له وأخبرة بتوقعاتك وتأكد من تفهمة للموقف تماما00
7 أشركه معك في تحديد الهدف00
8 دعه يقرر الإطار الزمني لإنجاز العمل" إحترس من المتفائل غير الواقعي الذي يعتقد أنه يستطيع إنجاز كل شيء بسرعه"
9 سجل الخطة كتابة وأعطة نسخه منها00
10 ضع نظاماً للإتصال وتقديم التقارير فقد تحتاج لأن تجتمع معه ثلاث مرات أسبوعيا بعدها قلل من الأجتماعات ببطء00
11 المتابعه عليك بمتابعة الأمور لتبقى مقاليدها في يدك00

هــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــام

- لا تبالغ في التفويض00 فقد تفقد سلطتك

- دعهم يصنعون قراراتهم " دع الرجل الأخر يقوم بعمله دون تدخل منك "

- قم بإعداد خطه بديله في حالة فشل الأولى

- لا تسترجع شيء قمت بتفويضة فذلك سوف يفقدك الثقة

إتخذ القرار لتفوض شيئاً من اليوم